OCTUBRE
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ORGANIZACIÓN
E INDICIOS DE PAPELES DE TRABAJO POLÍTICOS Y PROCEDIMIENTOS
La
evidencia y los papeles de trabajo constituyen el soporte fundamental de los
hallazgos detectados por el auditor, de ahí la importancia que reviste la
suficiencia, relevancia y competencia de la evidencia así como la calidad y
claridad de los Papeles de Trabajo, atendiendo a que la información de aquí se
recoge está escrita siempre a terceros que son los clientes de nuestro
servicio.
Evidencia
Incluyen
todas las influencias de un auditor que afecten a su juicio acerca de la
exactitud de proposiciones remitidas a él para su revisión. El auditor no busca
un aprueba absoluta. Se ocupa de acuerdo con los requerimientos del encargo, de
asegurar a una persona responsable y competente de la razonabilidad de las
manifestaciones financieras de la dirección y de la adecuación de las
actividades del control interno. Se debe obtener evidencia suficiente, competente y
relevante para fundamentar los juicios y conclusiones que formule el auditor. Las evidencias se
clasifican:
Evidencia física
Se obtiene mediante
inspección y observación directa de las actividades, bienes o sucesos; esta
evidencia puede presentarse en forma de documentos, fotografías, gráficos,
cuadros, mapas o muestras materiales. Cuando la evidencia física es decisiva
para lograr los objetivos de la auditoría interna, debe ser confirmada adecuada
y oportunamente por los auditores internos.
Evidencia documental
Puede ser de carácter
física o electrónica. Pueden ser externas o internas a la organización. Las
evidencias externas abarcan, entre otras, cartas, facturas de proveedores,
contratos, auditorias externas y otros informes o dictámenes y confirmaciones
de terceros. Las evidencias internas tienen su origen en la organización,
incluye, entre otros, registros contables, correspondencias enviadas,
descripciones de puestos de trabajo, planes, presupuestos, informes internos,
políticas y procedimientos internos.
Papeles de Trabajo
La
base de la opinión de un auditor sobre los estados financieros es la revisión
que se realiza de acuerdo con las normas de auditoria generalmente aceptadas. Las
normas de trabajo exigen que se obtenga evidencia suficiente, competente y
relevante mediante la inspección, observación, investigación y confirmación
como base de la opinión del auditor.
Algunos
ejemplos de papeles de trabajo son los programas de auditoria, los análisis,
los memorando, las cartas de confirmación y declaración, resúmenes de
documentos de la entidad y papeles preparados u obtenidos por el auditor. Los
papeles de trabajo también pueden obtener la forma de información almacenada en
cintas películas u otros medios. El formato exacto de los papeles de trabajo
varía con el tamaño, complejidad y circunstancias de cada compromiso de auditoria.
El
auditor que comienza recibe instrucciones en sesiones formales de entrenamiento
o del supervisor en el trabajo. Este Documento se refiere sobre todo a los
aspectos generales de los papeles de trabajo, y se debe contemplar como guía
para el trabajo, en el cual podemos consultar y adaptar a las condiciones y
características de cada trabajo ordenado y no necesariamente como un modelo que
se debe adoptar. Los papeles de trabajo (formato papel, audiovisual o digital)
constituyen el vínculo entre el trabajo de planeamiento y ejecución y el
informe que se elabore. Por tanto deben contener la evidencia necesaria para
fundamentar los hallazgos, conclusiones y recomendaciones que se presentan en
el informe.
Los
requisitos principales a tener en cuenta es, expresar los objetivos, el
alcance, la metodología y los resultados de la Auditoria Interna, incluir
aquellos programas que se requieran confeccionar específicamente para la ejecución
de la auditoria interna, ser completos y exactos de forma que permitan
sustentar debidamente los hallazgos, conclusiones y recomendaciones y demostrar
la naturaleza y el alcance del trabajo realizado. La concisión es importante,
pero no deberá sacrificarse la claridad y la integridad con el único fin de
ahorrar tiempo o papel.
Propósitos de los papeles de trabajo
Como
una acumulación de toda la evidencia obtenida durante el desarrollo de la
auditoria, los papeles de trabajo tienen varias funciones. Los propósitos principales
de estos es ayudar a organizar y coordinar las muchas fases de la revisión de auditoria, proporcionar información que será incluida en el informe de auditoria, servir como respaldo de la opinión del auditor.
Los
papeles de trabajo también sirven como evidencia en caso de demandas legales,
fuente de información para futuras declaraciones y otros informes
especializados, solicitados por otros órganos de competencia y como guía para
exámenes de auditoria posteriores.
Organización y coordinación del examen de
auditoria
Los
papeles de trabajo son un medio de organizar y coordinar las diferentes fases
de la auditoria mientras se llevan a cabo. Durante la auditoria de una entidad
grande se pueden asignar auxiliares a las diferentes fases de la revisión. Los
papeles de trabajo sirven para asegurar al auditor a cargo que se han
completado todas las etapas del examen, por lo que resulta necesaria la
terminación de este, ante la comprobación del examen efectuado.
Con
frecuencia los auditores no pueden terminar una fase completa de la auditoria en un momento y los papeles de trabajo registran el trabajo terminado hasta el
punto en que fue interrumpido, de modo de saber dónde continuar su trabajo, ya
sea por el mismo auditor o por otro si así lo requiere la situación presentada.
Además, estos deben estar siempre en condiciones para la presentación ante una
supervisión o análisis ante el auditado.
Información a incluir en el informe de auditoria
Los
papeles de trabajo proporcionan la información que se incluirá en el informe
del auditor. El Expediente de auditoria está integrado por los estados
financieros, notas complementarias y la opinión del auditor, mostrada en cada
papel de trabajo. La evidencia en todas sus diversas formas, constituye la base
para el informe, el cual además se archiva en el Expediente, con todos los
papeles de trabajo elaborados en el transcurso de la Auditoria.
Si
se llegara a necesitar un informe especial, prevista por el Órganos de la
Administración de los Públicos datos para cualquier proceso adicional, las
comprobaciones sobre los exámenes, hallazgos, comentarios de sus
incumplimientos y recomendaciones, están contenidos en los papeles de trabajo.
Respaldo a la opinión del auditor
El
objetivo final de una auditoria es la expresión de la opinión del auditor. Los
papeles de trabajo sirven para respaldar. El auditor al firmar el dictamen,
afirma que la revisión se llevó a cabo de acuerdo con las normas de auditoria generalmente aceptadas. Los papeles de trabajo deben contener evidencia de que
el trabajo fue planeado de modo adecuado y que se basó sobre la revisión de los
controles internos, que los Auditores o Auxiliares fueron supervisados con
propiedad, y que se revisó suficiente evidencia competente.
Evidencia legal
Los
papeles de trabajo constituyen una forma de evidencia que se puede utilizar en
acciones legales. Los auditores pueden tener la necesidad de usar los papeles
de trabajo para apoyar su afirmación de que realizaron la auditoria de un modo
profesional, que ejercieron el debido cuidado y que no fueron negligentes en la
realización de la revisión.
Al
revisar los papeles de trabajo preparados por los auditores, el Auditor jefe de
grupo, debe a cada nivel preguntarse si cualquiera de la información que
aparece allí o si la ausencia de alguna información podría ser utilizada para
atacar la competencia del trabajo en algún momento posterior en que quizás esas
personas no estuvieran disponibles para ofrecer aclaraciones adicionales. En
los papeles de trabajo no debe haber afirmaciones contradictorias, y cualquier
conclusión final que se oponga a otra evidencia, debe ser plenamente
justificada. En todos los asuntos dudosos tiene que existir la explicación
adecuada para la conclusión a que se llegó.
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