PAPELES DE TRABAJO

OCTUBRE
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ORGANIZACIÓN E INDICIOS DE PAPELES DE TRABAJO POLÍTICOS Y PROCEDIMIENTOS

La evidencia y los papeles de trabajo constituyen el soporte fundamental de los hallazgos detectados por el auditor, de ahí la importancia que reviste la suficiencia, relevancia y competencia de la evidencia así como la calidad y claridad de los Papeles de Trabajo, atendiendo a que la información de aquí se recoge está escrita siempre a terceros que son los clientes de nuestro servicio.

Evidencia

Incluyen todas las influencias de un auditor que afecten a su juicio acerca de la exactitud de proposiciones remitidas a él para su revisión. El auditor no busca un aprueba absoluta. Se ocupa de acuerdo con los requerimientos del encargo, de asegurar a una persona responsable y competente de la razonabilidad de las manifestaciones financieras de la dirección y de la adecuación de las actividades del control interno. Se debe obtener evidencia suficiente, competente y relevante para fundamentar los juicios y conclusiones que formule el auditor. Las evidencias se clasifican:

Evidencia física

Se obtiene mediante inspección y observación directa de las actividades, bienes o sucesos; esta evidencia puede presentarse en forma de documentos, fotografías, gráficos, cuadros, mapas o muestras materiales. Cuando la evidencia física es decisiva para lograr los objetivos de la auditoría interna, debe ser confirmada adecuada y oportunamente por los auditores internos.

Evidencia documental

Puede ser de carácter física o electrónica. Pueden ser externas o internas a la organización. Las evidencias externas abarcan, entre otras, cartas, facturas de proveedores, contratos, auditorias externas y otros informes o dictámenes y confirmaciones de terceros. Las evidencias internas tienen su origen en la organización, incluye, entre otros, registros contables, correspondencias enviadas, descripciones de puestos de trabajo, planes, presupuestos, informes internos, políticas y procedimientos internos.

Papeles de Trabajo

La base de la opinión de un auditor sobre los estados financieros es la revisión que se realiza de acuerdo con las normas de auditoria generalmente aceptadas. Las normas de trabajo exigen que se obtenga evidencia suficiente, competente y relevante mediante la inspección, observación, investigación y confirmación como base de la opinión del auditor.

Algunos ejemplos de papeles de trabajo son los programas de auditoria, los análisis, los memorando, las cartas de confirmación y declaración, resúmenes de documentos de la entidad y papeles preparados u obtenidos por el auditor. Los papeles de trabajo también pueden obtener la forma de información almacenada en cintas películas u otros medios. El formato exacto de los papeles de trabajo varía con el tamaño, complejidad y circunstancias de cada compromiso de auditoria.

El auditor que comienza recibe instrucciones en sesiones formales de entrenamiento o del supervisor en el trabajo. Este Documento se refiere sobre todo a los aspectos generales de los papeles de trabajo, y se debe contemplar como guía para el trabajo, en el cual podemos consultar y adaptar a las condiciones y características de cada trabajo ordenado y no necesariamente como un modelo que se debe adoptar. Los papeles de trabajo (formato papel, audiovisual o digital) constituyen el vínculo entre el trabajo de planeamiento y ejecución y el informe que se elabore. Por tanto deben contener la evidencia necesaria para fundamentar los hallazgos, conclusiones y recomendaciones que se presentan en el informe.

Los requisitos principales a tener en cuenta es, expresar los objetivos, el alcance, la metodología y los resultados de la Auditoria Interna, incluir aquellos programas que se requieran confeccionar específicamente para la ejecución de la auditoria interna, ser completos y exactos de forma que permitan sustentar debidamente los hallazgos, conclusiones y recomendaciones y demostrar la naturaleza y el alcance del trabajo realizado. La concisión es importante, pero no deberá sacrificarse la claridad y la integridad con el único fin de ahorrar tiempo o papel.

Propósitos de los papeles de trabajo

Como una acumulación de toda la evidencia obtenida durante el desarrollo de la auditoria, los papeles de trabajo tienen varias funciones. Los propósitos principales de estos es ayudar a organizar y coordinar las muchas fases de la revisión de auditoria, proporcionar información que será incluida en el informe de auditoria, servir como respaldo de la opinión del auditor.

Los papeles de trabajo también sirven como evidencia en caso de demandas legales, fuente de información para futuras declaraciones y otros informes especializados, solicitados por otros órganos de competencia y como guía para exámenes de auditoria posteriores.

Organización y coordinación del examen de auditoria

Los papeles de trabajo son un medio de organizar y coordinar las diferentes fases de la auditoria mientras se llevan a cabo. Durante la auditoria de una entidad grande se pueden asignar auxiliares a las diferentes fases de la revisión. Los papeles de trabajo sirven para asegurar al auditor a cargo que se han completado todas las etapas del examen, por lo que resulta necesaria la terminación de este, ante la comprobación del examen efectuado.

Con frecuencia los auditores no pueden terminar una fase completa de la auditoria en un momento y los papeles de trabajo registran el trabajo terminado hasta el punto en que fue interrumpido, de modo de saber dónde continuar su trabajo, ya sea por el mismo auditor o por otro si así lo requiere la situación presentada. Además, estos deben estar siempre en condiciones para la presentación ante una supervisión o análisis ante el auditado.

Información a incluir en el informe de auditoria

Los papeles de trabajo proporcionan la información que se incluirá en el informe del auditor. El Expediente de auditoria está integrado por los estados financieros, notas complementarias y la opinión del auditor, mostrada en cada papel de trabajo. La evidencia en todas sus diversas formas, constituye la base para el informe, el cual además se archiva en el Expediente, con todos los papeles de trabajo elaborados en el transcurso de la Auditoria.

Si se llegara a necesitar un informe especial, prevista por el Órganos de la Administración de los Públicos datos para cualquier proceso adicional, las comprobaciones sobre los exámenes, hallazgos, comentarios de sus incumplimientos y recomendaciones, están contenidos en los papeles de trabajo.

Respaldo a la opinión del auditor

El objetivo final de una auditoria es la expresión de la opinión del auditor. Los papeles de trabajo sirven para respaldar. El auditor al firmar el dictamen, afirma que la revisión se llevó a cabo de acuerdo con las normas de auditoria generalmente aceptadas. Los papeles de trabajo deben contener evidencia de que el trabajo fue planeado de modo adecuado y que se basó sobre la revisión de los controles internos, que los Auditores o Auxiliares fueron supervisados con propiedad, y que se revisó suficiente evidencia competente.

Evidencia legal

Los papeles de trabajo constituyen una forma de evidencia que se puede utilizar en acciones legales. Los auditores pueden tener la necesidad de usar los papeles de trabajo para apoyar su afirmación de que realizaron la auditoria de un modo profesional, que ejercieron el debido cuidado y que no fueron negligentes en la realización de la revisión.

Al revisar los papeles de trabajo preparados por los auditores, el Auditor jefe de grupo, debe a cada nivel preguntarse si cualquiera de la información que aparece allí o si la ausencia de alguna información podría ser utilizada para atacar la competencia del trabajo en algún momento posterior en que quizás esas personas no estuvieran disponibles para ofrecer aclaraciones adicionales. En los papeles de trabajo no debe haber afirmaciones contradictorias, y cualquier conclusión final que se oponga a otra evidencia, debe ser plenamente justificada. En todos los asuntos dudosos tiene que existir la explicación adecuada para la conclusión a que se llegó.